Raumbuchungssysteme

Raumbuchung und Optimierung von Flächen wird für Firmen, Institutionen, Kongresszentren und Hotels in Deutschland (Europa) immer bedeutungsvoller. Wie in vielen anderen Bereichen auch, hat sich das Buchen vorhandener Räume und deren Organisation im Laufe der Zeit an die bestehenden Arbeitsmittel und Strukturen angepasst. Selten genug werden die Prozesse und die damit verbundenen Kosten in Zweifel gezogen. Die Sekretärin, oder im Einzelfall auch eigene Raumbuchungsstellen, kümmern sich mehr oder weniger um die Raumvergabe. Dies geschieht zumeist aufwändig per Hand, per Telefon oder durch Nutzung von Software, die eigentlich für andere Dinge konzipiert war. Jeder, der schon mal mit (z.B.) OUTLOOK versucht hat, Räume zu buchen und zu organisieren, weiß sofort, wovon wir sprechen.

Die bei solchen Versuchen und Arbeitsweisen anfallenden Kosten sind enorm. Gemäß einer Kunden-Berechnung in der Telekommunikationsbranche für 30 Konferenzräume bei 1.000 Mitarbeitern entstehen im Jahr über 200.000.- € "Buchungskosten" bedingt durch die damit gebundene Firmenarbeitszeit. Anders ausgedrückt: die gebundene Firmenarbeitszeit "kostet" das Unternehmen ca. Euro 7.000 pro Raum und Jahr.

Vorhandene elektronische "Lösungen" sind Raumbuchungen über Software-Pakete wie z.B. LOTUS Notes, MICROSOFT OUTLOOK oder andere, meist selbst erstellte Tools. Diese Lösungen wurde von Mitarbeitern befragter Firmen mehrheitlich als unbefriedigend bezeichnet, da die Lösungen meist Kompromisse darstellen. Im Idealfall wird auf professionelle Raumbuchungsprogramme zurückgegriffen. Unabhängig von der Art der Programme bleiben jedoch immer die Kosten für die entsprechende Beschriftung der Türschilder und die Besucherführung.

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